Dall’utilizzo dell’auto personale alle spese di viaggio, dai pasti ai piccoli acquisti effettuati per conto dell’associazione: ecco quando un Ente del Terzo Settore può rimborsare i propri volontari, quali documenti sono necessari e come evitare che un rimborso si trasformi in un compenso irregolare.
Il volontario usa la propria auto per accompagnare una persona a una visita medica, raggiungere la sede di un progetto sociale o trasportare materiali necessari a un’iniziativa dell’associazione. Possiamo rimborsargli la benzina? La risposta è sì, ma bisogna prestare attenzione a come viene effettuato il rimborso. Quella che può sembrare una semplice restituzione di denaro è, in realtà, un’operazione che richiede il rispetto di precise regole, soprattutto quando a sostenerla è un Ente del Terzo Settore.
È una delle questioni più frequenti nella gestione quotidiana delle associazioni. I volontari mettono a disposizione il proprio tempo, le proprie competenze e, molto spesso, anche risorse personali per consentire lo svolgimento delle attività associative. Utilizzano l’automobile, anticipano il costo di un biglietto ferroviario, acquistano materiali o sostengono spese per un pasto durante una giornata di servizio. È naturale che l’associazione voglia evitare che tali costi rimangano a loro carico. La legge lo consente, ma stabilisce una distinzione fondamentale: rimborsare una spesa non significa remunerare un’attività.
Il punto di riferimento è l’articolo 17 del Decreto Legislativo 117/2017, il Codice del Terzo Settore, secondo il quale l’attività del volontario non può essere retribuita in alcun modo, nemmeno dal beneficiario della prestazione. Al volontario possono essere rimborsate esclusivamente le spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività prestata, entro limiti massimi e alle condizioni preventivamente stabiliti dall’ente. La norma vieta espressamente i rimborsi spese di tipo forfettario, salvo la particolare procedura di autocertificazione prevista dallo stesso articolo.
La differenza tra rimborso e compenso è quindi decisiva. Se un volontario anticipa 18 euro per acquistare materiale destinato a un laboratorio sociale e presenta lo scontrino, l’associazione può restituirgli quella somma, purché la spesa sia pertinente all’attività e rispetti le regole interne. Se, invece, l’ente gli riconosce 100 euro ogni mese semplicemente perché partecipa alle attività, senza alcun collegamento con spese effettive, il pagamento rischia di assumere la natura di un compenso mascherato. E questo è incompatibile con la gratuità del volontariato.
Particolare attenzione merita l’utilizzo dell’automobile personale, probabilmente il caso più ricorrente. Il volontario che percorre chilometri per svolgere un’attività associativa può ottenere il rimborso dei costi di viaggio, ma l’associazione deve essere in grado di dimostrare la ragione dello spostamento, il percorso effettuato e il criterio utilizzato per determinare l’importo. Non è sufficiente indicare genericamente una somma per la benzina. È opportuno predisporre una nota spese che riporti la data, la destinazione, il motivo del viaggio e i chilometri percorsi, accompagnata dalla documentazione disponibile.
Per gli spostamenti effettuati con il proprio veicolo è possibile adottare criteri chilometrici oggettivi, facendo riferimento, ad esempio, ai costi di esercizio elaborati dall’ACI. Occorre però evitare un equivoco: le tabelle ACI non autorizzano automaticamente a riconoscere qualsiasi importo. Il criterio deve essere preventivamente approvato dall’associazione, applicato in maniera coerente e collegato a trasferte realmente effettuate. Il rimborso deve conservare la funzione di reintegrare un costo sostenuto, non di attribuire al volontario un guadagno.
Anche le spese per pasti e pernottamenti possono essere rimborsate. Si pensi al volontario impegnato per un’intera giornata in un’attività di protezione sociale, in un evento benefico o in una missione organizzata dall’ente. Se il pasto è necessario e giustificato dalle modalità dell’attività svolta, il relativo costo può essere restituito dietro presentazione di scontrino o fattura, nei limiti stabiliti dall’associazione. Lo stesso vale per un pernottamento necessario a svolgere un’attività fuori sede. Diverso sarebbe riconoscere indistintamente a tutti i volontari un’indennità giornaliera fissa, indipendentemente dalle spese realmente sostenute.
Il Codice del Terzo Settore prevede, tuttavia, una possibilità di semplificazione particolarmente utile per le associazioni. L’articolo 17, comma 4, consente il rimborso delle spese sulla base di un’autocertificazione resa dal volontario ai sensi dell’articolo 46 del DPR 445/2000, purché non si superino 10 euro giornalieri e 150 euro mensili. Per utilizzare questa modalità è indispensabile che l’organo sociale competente abbia preventivamente deliberato le tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali è ammesso il rimborso semplificato.
Si tratta di una procedura che riduce gli oneri documentali, ma non elimina il principio fondamentale della gratuità. L’autocertificazione deve riferirsi a spese realmente sostenute. Non significa che l’associazione possa riconoscere automaticamente 150 euro al mese a ciascun volontario, né che possa trasformare tale importo in una sorta di indennità di presenza. Il limite di 150 euro rappresenta un tetto massimo, non una somma spettante per il solo fatto di svolgere attività di volontariato.
Per utilizzare correttamente questa possibilità, l’associazione dovrebbe approvare una delibera che individui chiaramente le attività interessate, le categorie di spese ammissibili e le modalità di presentazione delle dichiarazioni. Il volontario, a sua volta, dovrà indicare le spese sostenute, i relativi importi e il collegamento con l’attività associativa. La documentazione deve essere conservata dall’ente, così da consentire eventuali verifiche sulla correttezza dei rimborsi.
Un altro aspetto spesso sottovalutato riguarda la distinzione tra volontari e lavoratori. Nel Terzo Settore, il volontario non può essere contemporaneamente titolare di un rapporto di lavoro retribuito con l’ente del quale è socio o tramite il quale svolge la propria attività volontaria, secondo quanto stabilito dall’articolo 17, comma 5, del Codice. Non è quindi possibile utilizzare il rimborso spese per integrare indirettamente la remunerazione di una persona o per sostituire un rapporto di lavoro che dovrebbe essere regolarmente inquadrato.
Le conseguenze di una gestione scorretta possono essere rilevanti. Rimborsi periodici privi di giustificazione, somme riconosciute in misura fissa o pagamenti non collegati a spese effettive possono essere contestati e, in presenza dei relativi presupposti, riqualificati come compensi. Ne possono derivare conseguenze fiscali, previdenziali e lavoristiche, oltre a possibili criticità per l’ente rispetto alla disciplina del volontariato e al mantenimento dei requisiti richiesti dalla normativa del Terzo Settore.
La soluzione, per le associazioni, non consiste nel rinunciare ai rimborsi, ma nell’organizzarli correttamente. È opportuno adottare un regolamento interno, stabilire preventivamente le spese ammissibili e i relativi limiti, predisporre modelli semplici per le richieste di rimborso e conservare ordinatamente la documentazione. Anche il ricorso a pagamenti tracciabili, pur non costituendo una regola generale inderogabile per ogni rimborso, rappresenta una buona prassi amministrativa.
È importante, infine, non confondere la disciplina generale dei volontari degli Enti del Terzo Settore con quella specifica dei volontari sportivi delle ASD e SSD. Per questi ultimi, l’articolo 29 del D.Lgs. 36/2021 prevede, a determinate condizioni, rimborsi forfettari fino a 400 euro mensili in occasione di manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti. Si tratta di una disciplina speciale che non può essere automaticamente estesa ai volontari delle APS, delle ODV e degli altri ETS che operano al di fuori di tale ambito.
Il principio da ricordare è semplice: chi dedica gratuitamente il proprio tempo a un’associazione non deve necessariamente sostenere anche i costi dell’attività svolta. L’ente può restituire quanto il volontario ha effettivamente speso, ma deve poter spiegare perché quella spesa è stata sostenuta, a quale attività si riferisce e in base a quali regole è stata rimborsata. Una gestione trasparente tutela il volontario, protegge l’associazione e rafforza la credibilità del Terzo Settore.
